Recht op kascontrole

16 november 2011

Met het oog op de actualiteit een bijdrage over het belang van controle van de diaconale cijfers.

 
Iedere diaconie kent inkomsten en uitgaven. Deze worden zorgvuldig ingezameld en beheerd. Het is goed om van tijd tot tijd hierover te rapporteren en deze te laten controleren Het betreft immers geld van en voor derden. Dit wordt vaak ‘kascontrole’ genoemd, terwijl tegenwoordig de meeste betalingen per bank verlopen. Controle is belangrijk voor diegene die de gelden (penningen) beheert. Een diaconie of penningmeester heeft recht op een controle en mag er desnoods zelf om vragen! Door een goede controle wordt het vertrouwen in een goed beheer van de ontvangsten en uitgaven versterkt. Ook gaat hiervan een preventieve werking uit m.b.t. foutjes in de administratie of besteding. In dit stuk enkele overwegingen en richtlijnen bij een dergelijke controle.

Uitgangspunten
Voor de uitvoering van de diaconale (financiële) taken worden gelden ingezameld door middel van collecten, het ontvangen van giften, het houden van speciale acties voor eigen projecten e.d. De uitgaven bestaan als regel uit uitkeringen aan gemeenteleden, quota aan gereformeerde instellingen/organisaties, giften aan andere instellingen, specifieke projecten e.d.

Primair zijn de diakenen verantwoordelijk(en aansprakelijk) voor het gevoerde beleid en beheer. Verantwoording van het beleid wordt eenmaal of tweemaal per jaar afgelegd aan de kerkenraad en gemeente. Een onderdeel hiervan is de controle van de cijfers en administratie. Het is van groot belang dat de rekening en verantwoording van de diakenen jaarlijks wordt gecontroleerd door een zgn. kas- of controlecommissie. Diakenen beheren immers gelden van derden, die bestemd zijn voor specifieke doelen.

Hieronder volgen enkele aanwijzingen/aandachtspunten voor deze controle. Het zal duidelijk zijn dat, vanwege de verschillende manieren waarop door diaconieën/kerken een administratie wordt bijgehouden, deze aandachtspunten vooral de hoofdlijnen betreffen.

Benoeming van leden controlecommissie (1)
De benoeming zal als regel door de kerkenraad worden gedaan. Deze doet er goed aan leden te benoemen die affiniteit met financiën en controle hebben. De benoeming zal voor tenminste twee jaar moeten zijn, dit vanwege behoud van kennis en continuïteit. Als er geen (gemeente)leden benoemd kunnen worden wegens gebrek aan deskundigheid, doet de kerkenraad er verstandig aan een naburige kerk te vragen dan wel externe deskundigen te benoemen.
Rapportering zal aan de kerkenraad geschieden met mogelijke verbeterpunten en reactie daarop van de diakenen.

Beschrijving van de administratieve organisatie (2)
In een beschrijving van de administratieve organisatie worden de activiteiten beschreven die door de diakenen uitgevoerd worden (en financiële effecten hebben). Of in het kader van de ‘kascontrole’: hoe het een en ander geregeld is met betrekking tot de ontvangsten en de uitgaven. Om een voorbeeld te noemen: in de beschrijving staat wat er precies gebeurt met de collectegelden als de collectezakken na een kerkdienst in de consistorie geleegd worden tot het moment van storting bij een bank..Dit geldt niet alleen voor de ontvangsten maar ook voor de uitgaven. (wie doet wat, wie is er bij betrokken, wat wordt vastgelegd en wie krijgt deze informatie)
Deze beschrijving kan gemaakt worden door de diakenen zelf of door een gemeentelid die deskundig is op dit gebied.

Het zal duidelijk zijn dat aan de hand van dit stuk de zwakke plekken (als die er zijn) naar voren kunnen/moeten komen. Dit is niet alleen van belang voor de controlecommissie, maar de diakenen kunnen hier ook hun winst mee doen om de organisatie aan te scherpen of te verbeteren. Een heldere beschrijving verkleint de kans op fouten of misbruik. Immers, als de organisatie niet goed geregeld is, lost controle op een later tijdstip dit gebrek in de werkwijze als regel niet op.

Punten die in de beschrijving opgenomen worden:
- organisatie rond collecten (incl. collectemunten of bonnen, voor zover relevant voor de diaconie),
- verantwoording van giften die per kas worden ontvangen,
- uitkeringen aan gemeenteleden: 
  • wat is de procedure,
  • hoe vindt besluitvorming plaats,
  • (hoe) worden deze besluiten vastgelegd in een besluitenlijst,
  • vindt controle van individuele diakenen plaats m.b.t. uitdelen van volledige steunbedragen, tekenen voor ontvangst?,
  • uitgaven wegens quota, andere giften etc.
Ingeval een gemeentelid (of financiële commissie) de financiële administratie van de diaconie voert, dient er desondanks een diaken aangewezen te worden als penningmeester. Deze is het formele aanspreekpunt voor vragen over de financiën van de diaconie en derhalve eerstverantwoordelijk namens de diaconie. De penningmeester dient altijd ook zelf controle uit te voeren op de administratie en deze vervolgens ter controle aan te bieden aan de controlecommissie.

Controle werkzaamheden (3)
Op basis van de beschrijving van de administratieve organisatie worden de uit te voeren controlewerkzaamheden opgesteld en afgewerkt. Benadrukt wordt dat met name de zwakke punten (risicogebieden) in de organisatie gecontroleerd moeten worden.

Hier volgen enkele algemene aandachtspunten voor de controle werkzaamheden;
  • Beoordeling van de jaarcijfers (ontvangsten en uitgaven) en de verantwoording in vergelijking met de begroting en cijfers van het vorig jaar. Analyse van belangrijke verschillen en vaststellen oorzaken;
  • Vaststelling van de volledigheid van het aantal verantwoorde collectes, aan de hand van het vastgestelde collecterooster; beoordeling van de hoogte van de individuele collectes (avondmaalcollectes zijn als regel hoger dan gewone collectes, vakantieperiodes etc.)
  • Toetsing van de organisatie zoals beschreven. Dit betekent dat er nagegaan wordt of de beschreven procedures correct zijn nagekomen of worden gevolgd. Soms is hiervoor een daadwerkelijke waarneming van bepaalde activiteiten nodig, bv: tellen en storten van collectegelden na de kerkdienst, gaat dat zoals voorgeschreven?
  • Gerichte controle van gegevens aan de hand van facturen, declaraties en andere (externe) bescheiden, waaronder bankdagafschriften, alsmede besluitenlijst ondersteuning/uitkeringen gemeenteleden en giften (evt. steekproefsgewijs).
  • Opstellen van eventuele bevindingen en bespreekpunten met diakenen; aanbevelingen en afsluitende brief aan de kerkenraad.

Uit voorgaande tekst mag duidelijk worden dat controle op zich niet een bedreiging is voor de penningmeester, maar eerder een middel om hem en de diaconie scherp te houden. Het voorkomt ook dat middelen verkeerd (buiten afspraken om) of voor eigen doelen worden besteed. Een penningmeester heeft er recht op. Naast aandacht voor de cijfers en administratie is het goed om ook aandacht te hebben voor de mens die deze taken uitvoert. Wees altijd bereid om je werk te verantwoorden, of het nu diaconaal werk in de wijk is, of financiële handelingen betreffen. Hou elkaar scherp en zuiver voor God!

Indien u over de administratieve situatie van uw eigen diaconie nog eens concreet wilt doorspreken kunt u gerust contact opnemen met het Diaconaal Steunpunt.



(Deze bijdrage is eerder verschenen in het toerustingsblad Dienst)


terug